南京艺术学院党政公文处理办法（南艺委发〔2020〕20号）

南艺委发〔2020〕20号

关于印发《南京艺术学院党政公文处理办法（修订）》的通知

各党总支（直属党支部），各部门、各单位：

现将修订后的《南京艺术学院党政公文处理办法》印发给你们，请遵照执行。

附件：1.各部门单位发文字号

2.公文格式要求

3.上行文公文模板（请示件）

中共南京艺术学院委员会     南京艺术学院

2020年5月8日

南京艺术学院党政公文处理办法

第一章总则

第一条 为了适应新的发展形势，推进公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则（试行）》（苏办发〔2012〕37号）有关要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于我校党政公文处理工作。

第三条 党政公文是校党委、校行政以及校内各部门、各单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校各部门单位应当高度重视公文处理工作，要有相对稳定的工作人员负责公文处理工作。

第七条 党委办公室、院长办公室（以下简称“党院办”）主管我校党政公文处理工作，并对校内其他部门单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第八条 我校使用的党政公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级部门单位执行和有关部门单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（九）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级部门单位请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属部门单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送部门单位、正文、附件说明、发文部门单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门单位、印发部门单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位阿拉伯数字表示。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文部门单位标志。发文部门单位标志由发文部门单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门单位全称或规范化简称。联合行文时，发文部门单位标志可以并用联合发文部门单位名称，也可以单独使用主办部门单位名称；并用联合发文部门单位名称时，一般应使主办部门单位名称排列在前。

（五）发文字号。由发文部门单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门单位的发文字号。

（六）签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。联合上报的公文，应同时标注各联合发文部门单位的签发人。

（七）标题。一般由发文部门单位名称、事由和文种组成。

（八）主送部门单位。公文的主要受理部门单位，应当使用部门单位全称、规范化简称或者同类型部门单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文部门单位署名。署发文部门单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文部门单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发部门单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文部门单位署名的，应当加盖发文部门单位印章，并与署名部门单位相符。用印页（发文单位署名页）如无正文，应标注“此页无正文”字样。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件首页应标注“附件”字样。

被转发的公文，不属于附件。被转发公文的发文部门单位标志、抄送部门单位、印发部门单位和印发日期等不再标注。

（十六）抄送部门单位。除主送部门单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用部门单位全称、规范化简称或者同类型部门单位统称。

（十七）印发部门单位和印发日期。公文的送印部门单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的具体版式参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，坚持少而精，注重针对性和可操作性。校内各部门单位之间能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。因情况特殊需要越级行文的，应抄送被越过的上级部门单位，并在文中写明越级理由。

第十五条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。

（二）学校各部门单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权。

（三）学校各部门单位的请示事项，如需以学校名义向上级部门请示，应当提出倾向性意见。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）请示事项涉及其他部门单位业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未经协商，不得上报。

（六）除上级主管部门负责人直接交办事项外，不得以本校名义向上级部门负责人报送公文，不得以本校负责人名义向上级部门报送公文。校内各部门单位上报学校党委、行政的请示、报告等公文，除校领导直接交办的事项外，应送党院办集中登记办理，不得直接报送校领导个人，更不得同时送几位校领导。

第十六条 向学校内设部门单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理部门单位，根据需要抄送相关部门单位。

（二）学校各专门委员会需要重点布置的工作，可用党院办正式公文形式转发，并在文中注明已经学校党委、行政同意或会议批准。

（三）涉及多个部门单位职权范围内的事务，部门单位之间未协商一致的，不得行文。

第十七条 学校党委和行政、学校党政职能部门、其他同级部门单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

学校内设机构除党院办外一般不得对校外正式行文。下列情况可以例外：上级领导机关的职能部门要求本校职能部门、单位直接行文的；非隶属关系单位和部门之间的一般业务关系和知照性通知；对一般性来函的函复。

第五章  公文拟制

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，深入调查研究，广泛听取意见，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）公文涉及其他部门单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门单位意见，力求达成一致。

（六）部门单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条公文文稿签发前，应当认真进行审核。以学校党委和行政名义印发的公文，由党院办负责审核。以各部门单位名义印发的公文，由相关部门单位负责审核。

审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门单位意图；是否同现行有关公文相衔接。

（三）所提政策措施和办法是否切实可行，决定事项是否符合本部门单位的职权范围。

（四）涉及不同部门单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门单位并说明理由；符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的，应修改后重新报送。

第二十二条 公文应当经领导审批签发。以学校党委、行政名义印发的公文，需经分管校领导审核，由党委、行政主要领导签发；以部门单位名义印发的公文，由分管校领导或部门单位负责人签发。党院办根据党委、行政授权制发的公文，由党院办主要负责人签发或者按照有关规定签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的分管校领导会签。

第二十三条 发文字号根据行文重要程度以及各党政职能部门的职权范围确定。学校党政重大事项，由学校主要领导签发的，以“南艺委发”或“南艺院发”发文字号行文。凡属于学校各部门职权范围内的事务，应由所在部门自行拟文，并到党院办登记使用相应发文字号，统一行文。

第六章  公文办理

第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条 收文办理主要程序是：

（一）签收。校各部门、各单位要指定工作人员负责公文办理。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文部门查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。收文后，应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。

（三）初审。公文登记后送交部门单位负责人进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门单位办理，是否涉及其他部门单位职权范围内的事项。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报领导批示或者转有关部门单位办理；需要两个以上部门单位办理的，应当明确主办部门单位。紧急公文应当明确办理时限。承办部门单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示意见和工作需要将公文及时送传阅对象阅处。在办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。文件传阅时，不得个人、部门横传及扩大阅读范围。相关同志应抓紧时间阅读文件和签批处理意见，阅后及时退还工作人员。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，一般公文应当定期催办，督促承办部门单位按期办结。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文部门单位。党委常委会、院长办公会决定事项，相关部门单位应在办结三日内，将办理过程和结果反馈至党院办。

第二十六条 发文办理主要程序是：

（一）复核。公文正式印发前，应对已经签发公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签发领导复审。

（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十七条 涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。

第二十八条 公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。

两个以上部门单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关部门单位保存复制件。部门单位负责人兼任其他部门单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门单位归档。

第七章  公文管理

第二十九条 学校及校内各部门、各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十条 学校党政公文由党院办专人管理。校外来文及校内各部门单位报送学校党委、行政的请示、报告等文件由学校机要室专人管理。各部门单位要指定工作人员负责公文管理工作。

第三十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者上级部门决定。

第三十二条 公文的印发、传达范围应当按照发文部门单位的要求执行；需要变更的，应当经发文部门单位批准。

第三十三条 复制、汇编涉密公文，应当符合有关规定并经分管机要保密的校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制件应当加盖复制部门单位戳记。复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十四条 公文的撤销和废止，由上级部门或发文部门单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十五条 涉密公文应当按照发文部门单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文，必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十七条 对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。

第三十八条部门单位合并时，全部公文应当随之合并管理；部门单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案室。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条 新设立的职能部门应当向党院办提出发文单位代字立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位代字，部门合并或者撤销时，相应进行调整。非党政职能部门确需以发文字号行文时，由党院办视情况确定。

第八章附则

第四十条 学校党政公文含电子公文。电子公文处理办法另行制定。

第四十一条 外事公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十二条 本办法自发布之日起施行。2013年4月3日印发的《南京艺术学院党政公文处理办法》（南艺委发〔2013〕10号）同时废止。

第四十三条 本办法由党委办公室、院长办公室办负责解释。

附件1

各部门单位发文代字

一、各部门、直属单位发文代字

二、二级院（校）党政发文代字

三、发文代字使用说明

1.学校党政公文由党委办公室、院长办公室根据行文重要程度以及所涉及的内容确定发文字号，按规定格式行文。

2.以校党委和校行政名义向上级机关和校内部门单位发出的综合性强的公文，发文代字为“南艺委发”、“南艺院发”。

3.凡属职能部门职权范围内的事务，由部门行文，用“部门发文代字”。

4.以本单位名义向校党委、校行政呈报（送）请示、报告，各部门、直属单位用“校内文件办理发文代字”，二级院（校）用“党总支发文代字、行政发文代字”。

5.新设立的部门、直属单位如需发文，应当向党委办公室、院长办公室提出发文立户申请，经审查符合条件的，列为发文部门，确定发文字号。部门更名、合并或者撤销时，由党委办公室、院长办公室相应进行调整。

附件2

公文格式要求

一、文种的使用

（一）公文种类

我校使用的法定公文种类包括决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等12种。日常工作中经常使用的“办法”“规划”“总结”“细则”“方案”“要点”“计划”等均属于非法定文种，原则上不能单独行文。

（二）正确使用文种

1.公文起草部门单位应根据不同文种的使用范围和要求，选择合适的法定文种行文。非法定公文应采用复体行文的方式，借助“通知”“报告”等法定文种印发或上报。如：《×××关于印发〈××××××方案〉的通知》《×××关于报送2019年工作总结的报告》等。采用复体行文方式行文时，所附带的文件应视为正文的一部分，不以附件的形式标注。

2. 公文起草部门单位不得生造文种，常见的“汇报”“情况说明”等应采用“报告”文种，“申请”“请示报告”“申请报告”等应采用“请示”文种。

二、公文格式要求

（一）幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸。

（二）公文的版头

1.发文单位标志

（1）发文单位标志由发文部门单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以直接使用部门单位全称或者规范化简称。

（2）发文单位标志应居中排布，用小标宋体字（方正小标宋简体），颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

2.发文字号

（1）发文字号由发文部门单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，应使用主办部门单位的发文字号。

（2）发文字号编排在发文部门单位下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，不得使用“[ ]”“（）”“【】”“﹝﹞”等。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如：1不编为01）。

（3）如果是下行文或平行文，发文字号居中排布。如果是请示、报告等上行文，则居左空一字编排，与最后一个签发人姓名同处一行。

（4）各部门单位应使用规范的发文代字，不得自行编制代字。

3.签发人

（1）请示、报告等上行文必须标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋，签发人姓名用3号楷体。

（2）如有多个签发人（例如多部门联合发文时），签发人姓名按照发文部门单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，每个签发人姓名中间空1字。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

4.分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。分隔线的高度使用0.35mm~0.5mm。

（三）公文的主体

1.公文标题

（1）公文标题由发文部门单位名称、事由和文种组成。发文部门单位名称可用全称或规范化简称，三个和以下部门单位联合发文时，应列出所有发文部门单位的名称；四个级以上部门单位联合发文时，可采用排列在前的部门单位名称加“等”的方式。

（2）公文标题编排于红色分隔线下空二行，字体使用二号小标宋体（方正小标宋简体），分一行或多行居中排布；回行时，应注意词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形、倒梯形或菱形。

（3）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如果在事由部分出现多个部门单位或人名等并列时，每个部门单位名称或人名之间应用顿号分开，不使用空格。

2.主送机关

用三号仿宋，编排于标题下空一行位置，居左顶格，名称后用全角冒号。  

3.正文

（1）公文首页必须显示正文。用三号仿宋，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行定格，自然段之间不空行。无特殊情况，公文主体文字颜色均为黑色。

（2）正文一级标题用三号黑体，序数用“一、”“二、”等标注；二级标题用三号楷体，序数用“（一）”“（二）”等标注；三、四级标题用三号仿宋，序数分别用“1.”“2.”和“（1）”“（2）”标注等。所有标题不加粗，单独成段的末尾不加“。”。

（3）公文行距一般设置在26~30磅之间，段落前后间距为0行。

4.附件说明

（1）附件说明用三号仿宋，位置在正文下空一行（不是下一行），左空二字编排“附件”二字，后编全角冒号加附件名称。

（2）附件名称后不加 “。”或“；”等标点符号。

（3）公文带有两个及两个以上附件的，附件名称前面用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

（1）发文部门单位署名与正文（或附件说明）间空三至四行。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

（2）成文日期右空四字排版。成文日期使用阿拉伯数字，年份写全，月、日不编虚位（如：2019年5月20日），应为会议通过或发文部门单位负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（3）印章用红色，居中下压发文机关署名和成文日期。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。如无法实现正文与印章同处一页，也可以采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。

6.附件

（1）附件应当另面编排。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体顶格编排在版心左上角第一行。附件后不加冒号。

（2）附件标识与附件名称中间空一行，附件标题居中编排在版心第三行。

（3）附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

（四）页码和数字、字母

1.页码

用四号仿宋，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，如“— 1 —”。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件、正文的页码应当连续编排。

2.数字和字母

公文中的数字和字母统一使用Times New Roman字体。

三、请示的写作要点

（一）请示的一般性要求

请示主要适用于向上级请求指示、批准，目的是提出请求事项，请上级予以答复。请求指示类的请示，应就相关请示事项，提出具体方案，不能把问题上交，如果方案不止一个，应提出倾向性的意见。请求批准类的请示，应把理由写充分。请示应遵循一事一文、事前请示的基本原则。

（二）几种常见请示的写作要点

1.涉及申请经费的请示

应写清楚申请经费的目的、经费总额、拟列支渠道等内容，并附详细预算。

2.涉及举办各类研讨会、论坛、展览演出等活动的请示

应写清楚举办活动目的，举办的时间、地点和规模等，涉及申请经费的，应写清楚申请经费的目的、经费总额、拟列支渠道等内容，并附具体活动方案和经费预算。对拟邀请的重点专家特别是境外专家，应说明意识形态查核情况。

3.涉及对外合作的请示

应写明开展合作的目的、合作方的背景、合作双方须履行的义务、应享有的权利和可能面临的风险等，并附相关合作协议。

4.涉及人员出国（境）类的请示

应写明出访的原由、时间、人员构成、经费来源等，并附详细日程计划（具体到天）。如经费由学校承担，应附详细的经费使用预算。

附件3

上行文公文模板（请示件）

××××××文件

××××〔2019〕××号                   签发人：×××

××××关于××××××的请示

×××××××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

1. ××××××××××

1. ××××××××××××××

1.×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

2.×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

1. ××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

2. ××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

当否，请批示。

附件：1.××××××××××××××××××××××××

2.×××××××××××××××××××××××

单位名称

××××年××月××日