南京艺术学院兼职档案员工作条例（南艺院发〔2019〕176号）

关于印发《南京艺术学院兼职档案员

工作条例（修订）》的通知

各部门、直属单位、二级院（校）：

现将《南京艺术学院兼职档案员工作条例（修订）》印发给你们，请遵照执行。

附件: 南京艺术学院归档工作流程

南京艺术学院

2019年12月5日

南京艺术学院兼职档案员工作条例（修订）

第一章  总  则

第一条 为建立一个与我校教学、科研、管理等工作相适应的门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的学校档案工作体系，不断造就和充实一支素质高、业务熟悉、相对稳定的兼职档案员队伍，依照《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关规定，结合我校档案工作实际，制定本条例。

第二条 高校档案工作是一项不可缺少的基础性工作，是推进依法治校、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护学校历史真实面貌的一项重要工作。我校形成的档案既是学校建设与发展过程中的真实历史记录，又是党和国家的宝贵财富。因此，全校各立档单位应把档案工作放到历史的、战略的、基础的高度来认识、重视，切实抓好本单位的档案工作。

第三条 学校形成的各类档案是指学校在党政各项工作等实践过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。兼职档案员是指专门从事本单位档案管理，并具体负责向校综合档案室移交归档材料的人员。

第四条 学校实行文件形成单位归档制度，建立由专兼职档案员及相关人员组成的全校档案工作网络，实现全部档案的集中、统一管理，以保证学校事业的健康发展。

第二章 配备与管理

第五条 各部门、直属单位、二级院（校）应有一名领导分管档案工作，分管档案工作的领导是本单位档案工作第一责任人。各单位根据归档工作量，配备1—2名工作责任心强、熟悉本单位业务工作的兼职档案员，负责本部门档案的收集、管理、整理和移交工作。各单位应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展，落实档案工作所需相关人员、设备以及经费。

第六条 兼职档案员的工作应纳入其本人岗位职责范围，并作为各单位年度考核干部、检查工作的重要内容之一。

第七条 兼职档案员的岗位应相对稳定，如有变动，必须妥善办理交接手续，分管负责人应加以督促和检查，并报校综合档案室备案。

第三章 基本要求与主要职责

第八条 兼职档案员要求政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力，熟悉业务工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。

第九条 兼职档案员的主要职责

（一）积极贯彻党和国家有关档案工作的方针政策及有关规定，努力维护本单位档案的完整与安全。

（一）积极参加业务学习，全面掌握档案管理工作的基本技能，熟悉并严格执行学校档案工作的规章制度，不断提高档案工作水平。

（二）积极主动向本单位的领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及有关规定。

（三）督促、检查各项工作与档案工作各个环节的同步实施情况。

（四）负责本单位应归档材料的收集、整理、保管、归档和移交工作，保证归档文件材料的真实性、可靠性、完整性和可用性。

（五）工作应积极主动，认真负责，有条不紊，熟悉本单位归档业务，主动做好兼管档案的工作。

（六）做好平时归档文件材料的收集整理工作，根据本单位不同种类文件材料形成的特点，按照归档范围及归档文件整理规则的方法，确定其文件价值，合理分类，整理有序，便于利用和归档，做到谁形成、谁积累、谁整理、谁归档。

（七）每年档案整理完毕后，应当在第二年6月1日前向校综合档案室移交归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。

（八）归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。

（九）主动接受校综合档案室对本单位归档工作的督促、检查和业务指导。积极支持和配合校综合档案室的业务工作，经常向校综合档案室反映广大师生员工对档案工作的意见和要求，研究改进档案工作的方式方法。

第四章  考核与奖惩

第十条 在进行年度考核时，应把兼职档案员的工作纳入本人考核范围。

第十一条符合下列情形的，应对兼职档案员给予表彰奖励。

（一）在档案的收集、整理、移交等工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保管、保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案的利用、开发工作中取得突出效果的；

（四）档案学理论研究、档案科研做出重要贡献的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；

（六）从事兼职档案工作满3年以上的；

（七）将重要或者珍贵的档案捐赠给学校的。

第十二条有下列行为之一的，取消兼职档案员评优资格或通报批评，责令限期改正；情节严重的，应对单位直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）未统一管理本单位档案或未按规定形成、收集档案的；

（二）未按要求配备兼职档案员的；

（三）将应当归档的文件材料据为己有，未按规定及时归档或拒不归档的；

（四）因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的；

（五）档案管理不符合档案安全保护要求的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第五章  附  则

第十三条 本办法自发布之日起施行。原《南京艺术学院兼职档案员工作条例》（南艺院发〔2004〕78号）同时废止。    

第十四条 本办法具体适用问题由综合档案室负责解释，未尽事宜参照国家有关档案的标准和规定。

附件

南京艺术学院归档工作流程