南艺院发〔2019〕177号
关于印发《南京艺术学院照片档案管理
暂行办法（修订）》的通知
各部门、直属单位、二级院（校）：
现将《南京艺术学院照片档案管理暂行办法（修订）》印发给你们，请遵照执行。
南京艺术学院
2019年12月5日
南京艺术学院照片档案管理暂行办法（修订）
第一章 总 则
第一条 高校照片档案作为高校档案的重要组成部分，记载和反映了学校的历史及重大变革、重要人物的真实面貌，具有形成简单、直观、真实等特点，可为教学、科研和管理提供生动形象的依据和凭证。照片档案同其它载体的档案一样是学校的宝贵财富。为了建立、健全我校照片档案，更好地开发利用照片档案信息资源，为学校的改革发展事业服务，根据《档案法》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《照片类电子档案元数据方案》等相关规定，特制定本办法。
第二条 基本术语解释
照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存利用价值的历史记录。
（一）常规照片档案：指用传统光学相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案一般包括照片、底片和说明三部分。
（二）数码照片档案：指本单位在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。
第二章 管理体制与职责
第三条 照片档案归档工作必须纳入全校各立档单位的管理职责之中，指定专人负责本单位照片的拍摄与归档。对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期由部门兼职档案员向综合档案室移交归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
第四条 全校凡有形成和产生照片档案的部门，均应按统一规定和要求，做好照片档案的形成、收集、整理、归档工作。要求各部门领导对兼职档案员的岗位职责和年度考核实行检查和督促，明确照片拍摄者和管理者的责任分工，避免人员变动频繁造成部分照片流失，以维护照片档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。
第五条 综合档案室应对照片档案的收集、鉴定、整理和归档保管工作实行全程管理与监控，编制方便利用的检索工具，并做好提供利用工作，及时为学校的各项工作服务。形成照片档案的部门必须接受综合档案室的监督、检查和指导。
第三章 收集范围与要求
第六条 收集范围
凡是在学校活动中直接形成的，反映我校主要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的照片均属收集范围，包括以下几方面：
公务活动类：领导人和著名人物参加与本校有关的重要公务活动形成的照片。
人物类：本校历届党政领导、博导、教授、人大代表、政协委员、知名人士、海内外校友及省市级的模范、先进人物及其典型活动的照片。
（三）会议类：本校召开的各类代表大会及重要会议、庆典等活动形成的照片。
（四）教学科研类：反映本校教学、科研活动，学科建设，重大科研项目、创新成果，各类表彰、授奖大会及本校集体和个人荣获的省级以上各种荣誉性奖状、证书、锦旗、礼品等实物的照片。
（五）外事活动类：国外知名人士、代表团来本校访问、讲学以及本校领导、专家、教师出国访问、讲学、进修等重要外事活动的照片。
（六）历史沿革类：反映本校不同历史时期的典型建筑物、校园风貌、各种历史事件等历史沿革的照片。
（七）学生活动类：反映学生重要社团活动、社会实践活动、历届运动会、军训、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、毕业生合影、奖学金发放仪式、博士、硕士论文答辩等照片。
（八）宣传教育类：本校各种展览、陈列的照片。
（九）建设项目类：重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片。
（十）重大事件类：记录本校重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
（十一）其他具有保存价值的照片。
第七条 收集形式
为丰富照片档案藏量，应扩大收集归档渠道，采取灵活多样的收集归档形式。
（一）定点收集：对于产生照片较多具有较高收集价值的单位（如：宣传部、各二级学院等）进行重点收集，及时沟通联系，提前介入指导，随时进行收集。
（二）日常收集：日常收集工作是照片档案的一个重要来源，平时注意收集校报及其它各种新闻媒体、橱窗展览、宣传等有关学校新闻的照片信息。
（三）重大活动收集：对于学校重大活动的照片档案，如：校庆、党代会、教代会、团代会、运动会及在我校召开的国际、国内研讨会、重要演出、展览及活动、上级领导来校视察、各校之间的协作交流等照片信息，实行及时跟踪，尽快收集，以保证照片收集齐全、完整。
（四）专题收集：是指反映专题内容照片的收集，如：反映不同历史时期校址、校园风貌、著名人物、历届毕业生合影照片等。
第八条 收集要求
（一）常规照片档案要求底片、照片、说明齐全，底片与照片影像应一致。对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。
（二）数码照片档案要求尽量使用高像素数码相机拍摄，归档的数码照片尺寸一般应在1MB以上，分辨率宜大不宜小，图像压缩率宜小不宜大等。
第九条 收集时间
照片拍摄完成后，由摄影者、立档单位兼职档案员负责及时整理并编写包含照片“六要素”的文字说明，最迟在第二年6月1日前随立档单位其他载体形态的档案一起向综合档案室移交归档。综合档案室应按收集范围随时征集零散的对学校具有保存价值的照片。
第四章 整理鉴定与编目
第十条 整理原则
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片和说明一同整理和存放，底片应单独整理和存放。
第十一条 鉴定
对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。剔除没有归档价值和拍摄效果不佳、角度不适、影像重复的照片。归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。
第十二条 保管期限和密级
归档照片应按照片的价值划定存留年限，分为永久、定期30年、定期10年三种。密级是指照片保密程度的等级。
第十三条 分类排列
全宗内按年度—机构（问题）—保管期限等分类项进行分类。在分类方案的最低一级类目内按问题结合时间、重要程度等进行排列。
第十四条 编号
数码照片档案档号编制参照文书档案档号结构，即：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构代码-件号。如“0000-ZP2018-Y-JWC-0036”。
常规照片档案档号编制格式为:全宗号一档案门类代码-保管期限代码一册号-张号，如“0000-ZP-Y-100-0001”。
第十五条 目录编制
（一）编制方法
照片档案的编目参照本校文书档案文件级目录的编制方法，一般以张为单位编制，反映同一事件的若干张照片可以概括题名作为一“件”。
（二）著录项目
以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目。照片档案目录的著录项目包括:保管期限、密级、题名、时间、地点、主要人物、张数、摄影者、备注等。目录编制是照片档案的重要组成部份,是整理工作的基础和提供利用的条件，著录时要求编写包括照片“六要素”的文字说明。
1.题名：能揭示照片档案中心主题的标题或名称；
2.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
3.地点：被摄物所在的具体地点；
4.主要人物：照片摄像上主要人物的姓名、身份；
5．背景：对揭示照片摄影主题具有一定作用的背景信息；
6.摄影者：照片的拍摄者，一般填写个人，必要时可加写单位。
（三）编写要求
1.题名应简明概括，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
2.文字简洁、语言通顺。
3.用8位阿拉伯数字表示时间，如：2019年5月10日写作20190510。
4.一般应以照片的自然张为单位编写说明，反映同一问题或事由的若干张照片可组成一个照片组（如一次会议、一项活动、一个项目等），拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
5.照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
6.对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。
第十六条 移交归档
（一）目标要求
本校档案网络管理系统中建有专门的照片档案数据库，要求各立档单位对包括数码照片在内的所有照片档案进行统一著录，实现整合管理与智能检索。
（二）步骤方法
各立档单位的兼职档案员将经过合理分类符合归档要求的照片档案目录输入档案网络管理系统生成相应的机读目录和归档照片目录打印件，并同时移交与著录条目相对应的照片档案。
第五章 存储保管与利用
第十七条 存储保管
各立档单位兼职档案员平时收集积累的照片档案应及时编写文字说明后放入专用装具内妥善保管，保证照片档案的安全。存储在硬盘或光盘上的数码照片档案的文件名必须与档案网络管理系统著录条目一一对应。光盘上必须注明相关标识，光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记，确保光盘可读。
综合档案室应将照片档案保管在符合温湿度条件的照片档案专用装具内，并定期制作备份。存放照片档案的库房保持防尘、光、潮和防有害气体的侵入。
第十八条 开发利用
（一）综合档案室应了解学校党政管理、教学、科研等活动对照片档案的需要，为利用者查找所需的各种照片档案提供良好的服务。
（二）本校各单位、教职工因工作需要查阅照片档案，应持本单位的证明和个人有效证件方可查阅。查阅前必须办理相关登记手续。照片、底片等一律不予借出，确因需要借出者必须经分管档案工作领导书面同意，由综合档案室负责翻印。借阅人员应保持照片档案的完整、整洁、清晰、按时归还，不得损坏、遗失。否则，按有关规定进行处罚，并追究其行政责任。
（三）外单位需查阅照片档案的，必须持有该单位正式介绍信和个人有效证件，经我校分管领导书面同意后，方可办理查阅手续，进行查阅。
第六章 附 则
第十九条 本办法自发布之日起施行。原《南京艺术学院照片档案管理暂行办法》（南艺院发〔2007〕84号）同时废止。
第二十条 本办法具体适用问题由综合档案室负责解释，未尽事宜参照国家有关照片档案的标准和规定。